سياسة الخصوصية

مقدمة عامة

تُعتبر خصوصية بياناتك أمرًا بالغ الأهمية لدى فريق Axentroo HR. تُوضّح سياسة الخصوصية هذه طبيعة البيانات التي نقوم بجمعها، والأغراض التي نستخدمها فيها، وضوابط مشاركتها وحمايتها عند استخدامك للنظام الإلكتروني لإدارة الموارد البشرية والشؤون المالية داخل منشأتك أو شركتك. ينطبق هذا المستند على جميع الوحدات والخدمات التابعة للمنصة.

البيانات التي يتم جمعها

عند إنشاء حساب للمستخدم أو استخدامك لوظائف النظام، يتم جمع الأنواع التالية من البيانات:

• بيانات الاعتماد (الحساب): الاسم الكامل، البريد الإلكتروني للمستخدم، كلمة المرور بعد تشفيرها أحادية الاتجاه، الصلاحيات والدور الوظيفي.
• بيانات الموظفين الوظيفية: الأسماء، المسميات، الأقسام، الفروع، الهويات الرسمية، التوظيف، عقود العمل، الرواتب، البنوك، الأرصدة، الحضور والانصراف، الإجازات، الصور الشخصية والمرفقات الوظيفية.
• بيانات الاستخدام الفنيّة: عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، نوع المتصفح والجهاز، تاريخ ووقت تسجيل الدخول، نشاطات النظام المسجلة في سجل النشاط لأغراض التدقيق الأمني.

الأغراض التي تُستخدم من أجلها البيانات

• إدارة عمليات الموارد البشرية مثل الرواتب، الحضور، الإجازات، والتعاقدات داخل المنشأة.
• التدقيق الأمني والتأكد من أن الوصول للبيانات يتم من خلال المستخدمين المصرح لهم فقط.
• إرسال إشعارات التشغيل والتنبيهات الوظيفية التي اختارها المستخدم أو مدير النظام.
• تطوير تجربة المنتج وإصلاح المشكلات التقنية أو الأدائية بناءً على سجلات الأخطاء المحلية.
• الامتثال لأي اشتراطات قانونية أو تنظيمية تنطبق على بيانات الموظفين.

حماية البيانات والتخزين والتشفير

تطبق المنصة إجراءات حماية تقنية وإدارية متعددة الطبقات لمنع الوصول غير المصرح به للبيانات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

• تشفير كلمات المرور باستخدام خوارزميات قوية أحادية الاتجاه (Bcrypt/Argon2).
• جلسات عمل آمنة (HttpOnly + SameSite) وعدم تخزين بيانات الاعتماد داخل ملفات الجلسات.
• فرض صلاحيات الوصول على مستوى الأدوار لضمان عدم رؤية الموظفين لبيانات لا تخصهم.
• تسجيل جميع العمليات الحساسة في سجل النشاط وإمكانية مراجعتها من قبل مدير النظام.
• التوصية باستخدام بروتوكول HTTPS وتفعيله على الاستضافة لضمان التشفير أثناء النقل.

مشاركة البيانات للأطراف الثالثة

لا تُشارك بيانات المنشأة أو بيانات الموظفين لأي أطراف ثالثة خارجية إلا في الحالات الآتية: (1) بموجب إذن صريح من صاحب المنشأة أو مدير النظام المفوض، (2) استجابة لأمر قضائي أو طلب رسمي من هيئة اختصاص قانوني، أو (3) عند استخدام تكاملات أو مزودين خدمات معتمدين يتم الاتفاق عليهم كتابيًا من قبل جهة الاشتراك. المنصة لا تبيع البيانات الشخصية للمستخدمين أو الموظفين تحت أي ظرف من الظروف.

ملفات تعريف الارتباط والجلسات (Cookies / Sessions)

تستخدم المنصة ملفات تعريف الارتباط والجلسات بشكل أساسي لحفظ حالة تسجيل الدخول والتفضيلات الوظيفية أثناء الجلسة فقط. لا تُستخدم هذه الملفات لأغراض التتبع الإعلاني أو جمع بيانات الاستخدام خارج نطاق المنصة. يمكن للمستخدم حذف الجلسة في أي وقت عبر تسجيل الخروج أو حذف ملفات تعريف الارتباط الخاصة بالموقع من المتصفح.

حقوق المستخدم والمالك للبيانات

• حق الاطلاع على البيانات الشخصية المخزنة داخل النظام عن طريق مدير حسابات المنشأة.
• حق تصحيح أو تعديل البيانات غير الدقيقة أو القديمة من خلال المسؤول المفوض داخل المنشأة.
• حق طلب حذف البيانات حسب سياسات الاحتفاظ بالسجلات المعمول بها في المنشأة والقوانين المحلية.
• حق استخراج نسخة من البيانات المخزنة عبر وحدة التقارير والتصدير المتاحة داخل النظام.

مدة الاحتفاظ بالبيانات

تُحتفظ بيانات الموظفين وسجلات التشغيل والمالية طوال فترة وجود المنشأة كعميل للمنصة أو حسب الفترات القانونية المطلوبة محليًا. بعد إنهاء التعاقد أو بناءً على طلب محذوف، يمكن لمدير النظام تصدير البيانات ثم حذفها بشكل دائم وفق ما يراه منصبًا.

تحديثات سياسة الخصوصية

يجوز لفريق Axentroo HR تعديل أو تحديث بنود سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر بما يتماشى مع التطويرات التقنية أو الاشتراطات القانونية الجديدة. سيتم نشر أي تحديث على هذه الصفحة مع تحديث تاريخ "آخر تحديث" الموجود بالأعلى.